Manuales de Franquicia, qué son, qué incluyen, para qué sirven

Para el desarrollo de una franquicia es necesario incluir un conjunto de documentos conocidos como manuales de franquicia. Estos documentos operativos constituyen los pilares sobre los que se basará la transmisión del saber hacer de la franquicia. Además, asegurarán el buen funcionamiento por parte del franquiciado. Aclaramos algunas dudas sobre estas prácticas guías.

Los manuales de franquicia son un conjunto de manuales que facilitan la transferencia del concimiento sobre el concepto de negcio del franquiciador al franquiciado. Estos documentos explican cómo funciona la franquicia, describen fielmente la experiencia y el know how del franquiciado y los elementos esenciales para la operatividad del negocio en franquicia.

Los manuales de franquicia se presentan como documentos esenciales de toda consultoría de franquicia para franquiciar un negocio, pues es en la manualización donde se logra plasmar las actividades fundamentales de la franquicia. Entre ellas:

  • La definición del concepto de negocio.
  • El modo de operar.
  • Cómo implementar el negocio desde el inicio.
  • Las especificaciones básicas para la gestión del día a día.
  • Cómo y dónde realizar las compras.
  • Como supervisar el punto de venta.
  • Herramientas para las promociones del centro.
  • Y demás aspectos necesarios para que los futuros franquiciados conozcan a fondo el negocio.

Y no solo deben facilitar el conocimiento sobre el modelo de negocio. Además, los manuales de franquicia deben permitir al franquiciado encontrar respuesta a la mayor parte de las dudas e interrogantes que se le susciten durante el desarrollo de su actividad empresarial.

Por lo general, los manuales de franquicia se componen de diferentes documentos:

  1. Manual de Preapertura o Inicio de la Actividad.
  2. Manual de Operaciones.
  3. Manual de Recursos Humanos.
  4. Manual de Gestión Comercial de la Franquicia.
  5. Manual de Publicidad e Imagen Corporativa.
  6. Manual de Control y Supervisión

Manual de Preapertura

Es el manual esencial para poner en marcha el negocio desde un inicio. Gracias a él, el franquiciado encontrará la herramienta fundamental para abrir el establecimiento con éxito. Y comprobará que es algo perfectamente viable. El objetivo de este manual es definir y detallar los procedimientos que el franquiciado deberá seguir antes del inicio de la actividad.

Así, el manual de preapertura debe incluir temas como: adecuación del local, especificaciones de decoración, inventario necesario para iniciar la operación, etc.

Con la ayuda del franquiciador el manual de preapertura será la herramienta clave para conseguir abrir nuestro local de acuerdo a las indicaciones del franquiciador de la forma más óptima y en los tiempos más ajustados.

Manual de Operaciones

El manual de operaciones es quizás la parte más esencial de la transmisión del saber hacer. Sin ellos, de hecho, no hay franquicia. Esto es así, porque incluye toda la estandarización de procesos necesaria para que el negocio en franquicia sea perfectamente escalable y replicable.

Su objetivo es el de uniformar la operación de la franquicia y de todas las demás unidades de acuerdo a los fundamentos teórico-prácticos que han permitido definir el negocio, como aspectos característicos de su funcionamiento, cumpliendo con las expectativas de calidad y servicio que el cliente busca.

Este manual debe ser claro y conciso, pues es en él donde se orienta a los franquiciados acerca de las operaciones diarias que debe realizarse para llevar a cabo la actividad del negocio.

Dentro de los aspectos a tratar dentro del manual de operaciones se encuentran:

  • Características de los productos y/o servicios,
  • Políticas de control de precios,
  • Administración de inventarios,
  • Gestión de servicio al cliente,
  • Administración de la venta
  • Procedimientos de compras, etc.

Manual de Recursos Humanos

El manual de recursos humanos busca dar a conocer la estructura organizacional del negocio. Por tanto, los aspectos a tener en cuenta son:

  • Los cargos existentes y necesarios para la operación,
  • Las funciones que debe cumplir cada empleado,las capacidades que debe tener el personal que va a integrar la franquicia,
  • El proceso de selección que se debe llevar a cabo,
  • Especificaciones del reglamento interno de trabajo, vacaciones y permisos,
  • Razones por las cuales el franquiciado podrá dar por terminado el contrato laboral.

Manual de Gestión comercial de la Franquicia

Este manual tiene como principal objetivo presentar la estrategia comercial, tanto publicitaria como comunicacional de la franquicia, con el objetivo de generar imagen de marca e incrementar su cuota de mercado dentro de la zona de exclusividad que se le haya concedido.

Así mismo, se estudia el perfil del cliente, la formas de captación, la atención al cliente, el seguimiento o la gestión de quejas y reclamaciones.

Manual de Publicidad e Imagen Corporativa

Uno de los puntos fuertes de la franquicia es la posibilidad del franquiciado de disponer desde el primer momento de la imagen corporativa que le proporciona el franquiciador. Cuanto más posicionada se encuentre la imagen, mayor valor tendrá la cadena franquiciada. Por tanto, la imagen corporativa debe estar perfectamente diseñada, y la utilización de los diversos componentes de la misma debe estar claramente especificada en el manual de imagen o manual de marca. Se dejarán claros los pantones, las tipografías, así como las áreas de protección de los logotipos, los formatos imprimibles, etc.

Manual de Control y Supervisión

En este documento se detalla y explica las condiciones en las que debe mantenerse el centro en todo momento. También se describe el proceso de visita a los centros por parte del equipo de operaciones de la central franquiciadora para controlar y garantizar el buen funcionamiento del establecimiento franquiciado.

Conclusiones

A través de estos manuales se pretende materializar un know how que podrá ser replicado por el franquiciado y garantizar la buena marcha del negocio tanto a nivel de gestión como comercial, así como facilitar el control y la supervisión del punto de venta. Por supuesto es una fase esencial del proyecto de franquicia.

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